Pour harmoniser les dépenses du Cercle, il est convenu qu'à partir du 15 juillet 2024, celles-ci s’organisent selon les règles suivantes :

1. Règles pour les Dépenses Réalisées par les Moyens de Paiement du Cercle

Toutes dépenses réalisées par les moyens de paiement du Cercle (chèques, virements, cartes bancaires, liquide) doivent faire l’objet d’un accord préalable aux conditions suivantes :

ï Dépenses inférieures ou égales à 500 € : accord préalable de principe avec le Trésorier.

ï Dépenses entre 501 € à 1 000 € : accord préalable commun du Trésorier et du Président.

ï Dépenses supérieures à 1 001 € et inférieures à 5 000 € : accord préalable commun du Trésorier, du Président et d’un membre du bureau désigné par le bureau.

ï Dépenses supérieures à 5 001 € : accord préalable par un vote du bureau à la majorité.

Les dépenses doivent faire l’objet d’une note succincte, justifiant la dépense et les recettes espérées, ainsi que de plusieurs devis.

2. Règles pour les Dépenses Réalisées par un Membre du Cercle

Toutes dépenses réalisées par un membre du Cercle, quel que soit le moyen de paiement, feront l’objet de la même approche qu’au point n°1. Le ou les membres seront remboursés dans les meilleurs délais.

Les membres du Bureau, du Conseil d’Administration ou tout membre non élu qui n’appliquent pas les règles de cette note prennent le risque de conserver à leur charge la ou les dépenses.

3. Règles pour les Dépenses Réalisées sous forme de Troc

Les opérations consistant à demander au Trésorier de compenser une dépense par un abandon partiel ou total d’une adhésion au Cercle sont bannies, au seul motif que nous sommes des bénévoles et que nous ne pouvons pas passer notre temps à faire des compensations par écritures comptables.

4. Communication de la Présente Note

Cette présente note devra être communiquée chaque année dans les bulletins d’adhésion ou de renouvellement.